Ihanassa valossa – rekisteri- ja tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) tulee voimaan 25.5.2018 alkaen ja sillä parannetaan kuluttajien tietosuojaa, henkilötietojen käsittelyn läpinäkyvyyttä ja yhtenäistetään sääntelyä kaikissa EU-maissa. Sovellamme uutta tietosuojaselostetta 25.5.2018 alkaen kun käytät Ihanassa valossa -palveluita tai annat yhteystietosi markkinointitarkoituksiin.

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Ihanassa Valossa Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 23.5.2018. Päivitetty 25.5.2018.

  1. Rekisterinpitäjä

Ihanassa Valossa Oy, Salomonkatu 17 A, Helsinki

  1. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Ihanassa Valossa Oy:n asiakaspalvelu: toimisto@ihanassavalossa.fi

  1. Rekisterin nimi

Asiakasrekisteri

  1. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
– henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)
– rekisterinpitäjän oikeutettu etu, esim. asiakas- ja palvelusuhteen hoitaminen, palveluiden laadun kehittäminen
– sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, hoidon sopivuuden varmistaminen, asiakassuhteen ylläpito ja markkinointi. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

  1. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

  • Rekisteröidyn perustiedot kuten nimi* ja syntymäaika*
  • Rekisteröidyn yhteystiedot kuten puhelinnumero*, sähköpostiosoite, osoitetiedot
  • Asiakkuutta ja tarjottuja palveluita koskevat tiedot kuten terveystiedot*, tiedot tehdyistä hoidoista* ja niiden tehoista
  • Muut asiointitiedot kuten sähköinen viestintä

Tähdellä merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys asiakassuhteemme syntymiselle. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi toimittaa palvelua.

Hoitoon liittyviä tietoja säilytämme enintään 2 vuotta viimeisen hoidon jälkeen.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti ottaen huomioon sovellettavan lainsäädännön. Tämän lisäksi huolehdimme kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä tarpeettomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

  1. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan ensisijaisesti asiakkaalta itseltään mm. www-lomakkeilla tehdyistä varauksista, sähköpostitse, puhelimitse, asiakkaan täyttämistä terveystietolomakkeista, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan sekä havainnoimalla hoidon aikana (esim. millä teholla hoitoja tehdään).

  1. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.

  1. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

  1. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa, pääsääntöisesti kuukauden kuluessa.

  1. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa, pääsääntöisesti kuukauden kuluessa.

Ihanassa valossa Oy:llä on oikeus muuttaa rekisteriselosteen sisältöä ilmoittamatta tästä erikseen rekisteröidylle.